Jedno środowisko
Umowa, harmonogram, faktura i zapis księgowy siedzą w jednej bazie. Rent roll jest widokiem na te same dane, z których powstaje sprawozdanie.
Dla CFO grup nieruchomościowych i hotelowych[NAZWA ROZWIĄZANIA]
Jedna wersja liczb dla całego portfela.
Najem, faktury i księgi wszystkich spółek w jednym Business Central. Rent roll powstaje z tych samych danych co sprawozdanie.
Czy to brzmi znajomo?
- Na początku miesiąca ktoś wyciąga z umów, komu i za co wystawić fakturę.
- Po każdej indeksacji trzeba sprawdzić, czy stawka na fakturze jest już nowa.
- Zarząd albo bank pyta o stan portfela, a zestawienie powstaje od nowa, z tych samych plików.
- Terminy gwarancji i kaucji działają, dopóki pamięta o nich konkretna osoba.
Nieruchomości komercyjne
Najem i księgi w jednym środowisku
Klient prowadzi portfel nieruchomości komercyjnych w Polsce w kilku spółkach celowych. Co miesiąc rozlicza czynsz, media i opłatę eksploatacyjną, a stan portfela raportuje zarządowi i instytucjom finansującym. Zbudowaliśmy dla niego obsługę najmu jako rozszerzenie Microsoft Dynamics 365 Business Central, w jednym środowisku z księgami.[NAZWA ROZWIĄZANIA] [ZDANIE OD ANNY: rozwiązanie Intersys do najmu w Business Central, dopasowywane do umów klienta]
Byłam opiekunką handlową tego wdrożenia: ustalenia, koncepcja, negocjacje i formalności były po mojej stronie.
Nazwę klienta podajemy w rozmowie, kiedy wyrazi na to zgodę.
Rent roll jest widokiem na te same dane, z których powstaje sprawozdanie.
Jeden najemca w całej grupie
Centralne repozytorium najemców, z danymi pobieranymi z GUS. Ten sam najemca w trzech spółkach jest jednym rekordem, nie trzema.
Faktura z harmonogramu do KSeF
Seryjne fakturowanie czynszu, mediów, opłaty eksploatacyjnej i czynszu od obrotu, każda faktura powiązana z umową najmu.
Faktura z umowy prosto do KSeF
Faktury przygotowane w Business Central trafiają do KSeF.
Automatyzacje
- Wymiary analityczne przechodzą same z obiektu przez umowę i harmonogram na fakturę.
- Niepełny okres liczy się proporcjonalnie, z wieloma regułami pobierania kursów walut.
- Indeksacja stawki aktualizuje wszystkie przyszłe okresy harmonogramu.
- Wybrane świadczenia, media i opłata eksploatacyjna trafiają na jedną fakturę zgodnie z konfiguracją.
- Statusy umów i jednostek najmu aktualizują się same, z historią zmian.
- Gwarancje i kaucje mają jedno zestawienie z terminami wygaśnięcia i wyróżnionymi ryzykami.
Co się zmieniło u klienta
- Faktura powstaje z umowy, nie z przepisywania.
- Indeksacja przestała być coroczną akcją.
- Zestawienie portfela przestało być plikiem. Pytanie zarządu albo banku przestało uruchamiać pracę.
- Grupa da się powiększać: kolejna spółka startuje w tym samym modelu.
- Historia została zapisana. Weryfikacja wstecz przestała być odtwarzaniem z pamięci konkretnej osoby.
| Zamiast | Teraz |
|---|---|
| przepisywania z umów na początku miesiąca | faktura powstaje z umowy, nie z przepisywania. |
| corocznej akcji z indeksacją | indeksacja stawki aktualizuje wszystkie przyszłe okresy harmonogramu. |
| zestawienia portfela składanego z plików | pytanie zarządu albo banku przestało uruchamiać pracę. |
| terminów gwarancji i kaucji w pamięci konkretnej osoby | gwarancje i kaucje mają jedno zestawienie z terminami wygaśnięcia i wyróżnionymi ryzykami. |
| odtwarzania historii z pamięci | historia została zapisana, a statusy umów i jednostek najmu aktualizują się same. |
Jedno środowisko zamiast dwóch spiętych integracją
Osobny system do najmu
- Najczęstsza droga w tej branży to osobny system do zarządzania najmem, zintegrowany z księgowością.
- Działa, dopóki się nie zepsuje.
- Kiedy się psuje, dwóch dostawców wskazuje na siebie nawzajem, a zarządca zostaje integratorem projektu, którego nigdy nie chciał prowadzić.
Jedno środowisko
- Obsługa najmu jako rozszerzenie tej samej platformy, nie osobny system spięty integracją.
- Konsekwencja jest praktyczna: użytkownicy pracują w środowisku, które już znali, a umowa, harmonogram, faktura i zapis księgowy siedzą w jednej bazie.
Osobny system do najmu zintegrowany z księgowością kosztuje mniej na starcie i więcej przez następne lata: przy zamknięciu miesiąca, przy korekcie wstecznej, przy pytaniu, która wersja liczby jest prawdziwa.
Decyzje, które o tym przesądziły
- 01
Wspólna kartoteka najemcy w całej grupie
Ta decyzja przesądza o tym, czy rent roll ponad spółkami w ogóle jest możliwy.
- 02
Harmonogram jako źródło faktury, nie jej kopia
To cała różnica między automatyzacją a szybszym przepisywaniem.
- 03
Budowane pod ten portfel, nie konfigurowane z gotowego modułu
Dało system, w którym nie trzeba obchodzić własnych umów. Utrzymuje go dziś zespół klienta.
Grupy hotelowe
Grupy hotelowe
Każdy hotel to osobna spółka. Grupa ma być jedną całością.
Grupa hotelowa, w której każdy obiekt ma własną spółkę, ma to samo pytanie co grupa spółek celowych: jak zobaczyć całość bez sklejania jej z plików. Opisuję, co umiemy zbudować w Business Central, a nie projekt u konkretnego klienta.
Konsolidacja grupy w Business Central
Każdy hotel prowadzi własne księgi, spółka konsolidująca zbiera je w jeden obraz grupy, z eliminacją rozliczeń między spółkami.
Jeden wzorzec danych podstawowych
Plan kont, wymiary i kartoteki kontrahentów przechodzą ze spółki wzorcowej do pozostałych. Nowy hotel startuje z ustawieniami grupy, a nie od zera.
Raport w układzie USALI w Power BI
Wynik każdego hotelu i całej grupy w układzie USALI, na danych prosto z Business Central.
Jak zaczynamy
Od 30 minut do decyzji
- 1
Rozmowa online
Miesiąc rozliczeń, krótki pokaz na demo (bez danych klienta), pytania kwalifikujące.
- 2
Pokaz pogłębiony
Scenariusz miesiąca: umowa, harmonogram, faktura seryjna, indeksacja, rent roll, zabezpieczenia, z decydentem i IT.
- 3
Warsztat analityczny
Mapa miesiąca rozliczeń, typy umów, struktura spółek.
- 4
Analiza przedwdrożeniowa
Dokument wymagań, na którym da się wycenić wdrożenie.
- 5
Oferta wdrożeniowa
Zakres, etapy, wycena.
Nie podam ceny bez zakresu: rozwiązanie buduje się pod Państwa umowy.
[ZDANIE OD ANNY O WDROŻENIU U KOLEJNEJ GRUPY]
Umówmy 30 minut z pokazem na demoPytania, które zadają CFO
Umówmy 30 minut z pokazem na demo01Dlaczego nie osobny system do najmu zintegrowany z księgowością?
Osobny system do najmu zintegrowany z księgowością kosztuje mniej na starcie i więcej przez następne lata: przy zamknięciu miesiąca, przy korekcie wstecznej, przy pytaniu, która wersja liczby jest prawdziwa.
02Czy faktury trafiają do KSeF?
Tak. Faktura powstaje z harmonogramu i trafia do KSeF: seryjne fakturowanie czynszu, mediów, opłaty eksploatacyjnej i czynszu od obrotu, każda faktura powiązana z umową najmu.
03Co dzieje się po indeksacji?
Indeksacja stawki aktualizuje wszystkie przyszłe okresy harmonogramu.
04A waluty i niepełne okresy?
Niepełny okres liczy się proporcjonalnie, z wieloma regułami pobierania kursów walut.
05Ten sam najemca w kilku spółkach?
Centralne repozytorium najemców, z danymi pobieranymi z GUS. Ten sam najemca w trzech spółkach jest jednym rekordem, nie trzema.
06Kto utrzymuje system po wdrożeniu?
W tym wdrożeniu utrzymuje go dziś zespół klienta.
07Czego rozwiązanie nie obejmuje?
Roczne rozliczenie opłaty eksploatacyjnej jest obsłużone częściowo, świadomie. Poza zakresem zostało też zarządzanie techniczne budynku.
08Czy mogę zobaczyć, jak to działa?
Tak. Jeśli chcesz zobaczyć, jak to działa, przygotuję demo.
Intersys
Intersys wdraża Microsoft Dynamics 365 Business Central i jest Microsoft Partner. Tam, gdzie standard nie obejmuje procesu, budujemy rozszerzenia na tej samej platformie. Dzięki temu finanse pracują w jednym systemie, a nie w kilku spiętych integracją.
O mnie
Jestem pasjonatką strategii Customer First: potrzeby klienta zawsze traktuję priorytetowo. Jako Customer Success Manager w Intersys pracuję energicznie i z zaangażowaniem, od pierwszej rozmowy po codzienną pracę zespołu finansowego w systemie. Pracowałam przy wdrożeniu, które opisuję na tej stronie.
Kontakt
Porozmawiajmy o Twoim portfelu
Jeśli chcesz zobaczyć, jak to działa, przygotuję demo.