Case study · Nieruchomości komercyjne

Faktura powstaje z umowy, nie z przepisywania.

Klient prowadzi portfel nieruchomości komercyjnych w Polsce w kilku spółkach celowych. Co miesiąc rozlicza czynsz, media i opłatę eksploatacyjną, a stan portfela raportuje zarządowi i instytucjom finansującym.

Nazwę klienta podajemy w rozmowie, kiedy wyrazi na to zgodę.

Szklana fasada biurowca widziana od dołu

Karta projektu

Portfel: Nieruchomości komercyjne w Polsce, kilka spółek celowych
Rozwiązanie: Obsługa najmu jako rozszerzenie Microsoft Dynamics 365 Business Central, w jednym środowisku z księgami
Skala: [SKALA: liczba spółek, umów, jednostek najmu]
Czas wdrożenia: [CZAS WDROŻENIA]
Utrzymanie: Zespół klienta
Branża: Nieruchomości komercyjne

Byłam opiekunką handlową tego wdrożenia: ustalenia, koncepcja, negocjacje i formalności były po mojej stronie.

Co się zmieniło

Zamiast	Teraz
przepisywania z umów na początku miesiąca	faktura powstaje z umowy, nie z przepisywania.
corocznej akcji z indeksacją	indeksacja stawki aktualizuje wszystkie przyszłe okresy harmonogramu.
zestawienia portfela składanego z plików	pytanie zarządu albo banku przestało uruchamiać pracę.
terminów gwarancji i kaucji w pamięci konkretnej osoby	gwarancje i kaucje mają jedno zestawienie z terminami wygaśnięcia i wyróżnionymi ryzykami.
odtwarzania historii z pamięci	historia została zapisana, a statusy umów i jednostek najmu aktualizują się same.

Grupa da się powiększać: kolejna spółka startuje w tym samym modelu.

Jak to działa

Zbudowaliśmy obsługę najmu jako rozszerzenie Microsoft Dynamics 365 Business Central, w jednym środowisku z księgami.

Wybierz krok

Rent roll jest widokiem na te same dane, z których powstaje sprawozdanie.

Jedno środowisko

Umowa, harmonogram, faktura i zapis księgowy siedzą w jednej bazie. Rent roll jest widokiem na te same dane, z których powstaje sprawozdanie.

Jeden najemca w całej grupie

Centralne repozytorium najemców, z danymi pobieranymi z GUS. Ten sam najemca w trzech spółkach jest jednym rekordem, nie trzema.

Faktura z harmonogramu do KSeF

Seryjne fakturowanie czynszu, mediów, opłaty eksploatacyjnej i czynszu od obrotu, każda faktura powiązana z umową najmu.

Automatyzacje

Wymiary analityczne przechodzą same z obiektu przez umowę i harmonogram na fakturę.
Niepełny okres liczy się proporcjonalnie, z wieloma regułami pobierania kursów walut.
Indeksacja stawki aktualizuje wszystkie przyszłe okresy harmonogramu.
Wybrane świadczenia, media i opłata eksploatacyjna trafiają na jedną fakturę zgodnie z konfiguracją.
Statusy umów i jednostek najmu aktualizują się same, z historią zmian.
Gwarancje i kaucje mają jedno zestawienie z terminami wygaśnięcia i wyróżnionymi ryzykami.

[ZRZUT EKRANU: harmonogram najmu w Business Central, zanonimizowany]

[ZRZUT EKRANU: rent roll ponad spółkami, zanonimizowany]

Decyzje, które o tym przesądziły

01
Jedno środowisko zamiast dwóch spiętych integracją
Osobny system do najmu zintegrowany z księgowością kosztuje mniej na starcie i więcej przez następne lata: przy zamknięciu miesiąca, przy korekcie wstecznej, przy pytaniu, która wersja liczby jest prawdziwa.
02
Wspólna kartoteka najemcy w całej grupie
Ta decyzja przesądza o tym, czy rent roll ponad spółkami w ogóle jest możliwy.
03
Harmonogram jako źródło faktury, nie jej kopia
To cała różnica między automatyzacją a szybszym przepisywaniem.
04
Budowane pod ten portfel, nie konfigurowane z gotowego modułu
Dało system, w którym nie trzeba obchodzić własnych umów. Utrzymuje go dziś zespół klienta.

[CYTAT KLIENTA: tylko po uzyskaniu zgody, z imieniem i stanowiskiem]

Pytania, które zadają CFO

Umówmy 30 minut z pokazem na demo

01Dlaczego nie osobny system do najmu zintegrowany z księgowością?

Osobny system do najmu zintegrowany z księgowością kosztuje mniej na starcie i więcej przez następne lata: przy zamknięciu miesiąca, przy korekcie wstecznej, przy pytaniu, która wersja liczby jest prawdziwa.

02Czy faktury trafiają do KSeF?

Tak. Faktura powstaje z harmonogramu i trafia do KSeF: seryjne fakturowanie czynszu, mediów, opłaty eksploatacyjnej i czynszu od obrotu, każda faktura powiązana z umową najmu.

03Co dzieje się po indeksacji?

Indeksacja stawki aktualizuje wszystkie przyszłe okresy harmonogramu.

04A waluty i niepełne okresy?

Niepełny okres liczy się proporcjonalnie, z wieloma regułami pobierania kursów walut.

05Ten sam najemca w kilku spółkach?

Centralne repozytorium najemców, z danymi pobieranymi z GUS. Ten sam najemca w trzech spółkach jest jednym rekordem, nie trzema.

06Kto utrzymuje system po wdrożeniu?

W tym wdrożeniu utrzymuje go dziś zespół klienta.

07Czego rozwiązanie nie obejmuje?

Roczne rozliczenie opłaty eksploatacyjnej jest obsłużone częściowo, świadomie. Poza zakresem zostało też zarządzanie techniczne budynku.

08Czy mogę zobaczyć, jak to działa?

Tak. Jeśli chcesz zobaczyć, jak to działa, przygotuję demo.

Kontakt

Porozmawiajmy o Twoim portfelu

Jeśli chcesz zobaczyć, jak to działa, przygotuję demo.